Flexxible Assist

Flexxible Assist is Flexxible's remote assistance solution. Permite a los operadores conectarse de forma remota a dispositivos y sesiones gestionados para realizar tareas de soporte, diagnóstico y administración de forma rápida y eficaz desde el navegador.

In addition to remote control, it includes features such as chat, file transfer, content sharing via clipboard, audio and video communication, administration tools, and artificial intelligence assistance.

Requirements

Agents

To use Flexxible Assist, the assisted device must have FlexxAgent Cross-Platform installed.

It must also have the Flexxible Assist agent, which is responsible for managing remote assistance connections. Its download and installation are done automatically when the feature is enabled at the organizational or reporting group level.

Una vez instalado, el agente Flexxible Assist mantiene una conexión permanente con el servicio para permitir el establecimiento de sesiones de asistencia remota. Funciona junto con los procesos de FlexxAgent Cross-Platform presentes en el dispositivo.

Supported operating systems

Flexxible Assist es compatible con los siguientes sistemas operativos:

• Windows

  • Windows 10, versión 1809 o posterior
  • Windows Server 2019 o posterior

• Linux

  • Fedora 40 o posterior
  • Ubuntu 22.04 o posterior
  • Debian 12 o posterior

• macOS

  • macOS 15 o posterior

Security

Communications established during Flexxible Assist sessions are secured with end-to-end encryption. Flexxible does not have access to the keys required to decrypt the content exchanged between session participants.

Resource consumption

The Flexxible Assist agent requires approximately 30 MB of disk space.

When no remote assistance session is active, its consumption is approximately 7 MB of RAM and CPU usage is minimal.

During an active session, the consumption increases and may vary depending on the device's characteristics and the features used. Memory consumption can reach approximately 130 MB of RAM.

Settings

Desde la pestaña Asistencia Remota, en Organización, se puede configurar la asistencia remota a nivel de organización o de grupo de reporte.

Organization-level configuration

The organization-level configuration allows defining the general behavior of remote assistance.

To enable and configure Flexxible Assist in an organization:

1. Go to Portal -> Settings -> Organization.
2. Select the Remote Assistance tab.
3. Click the Edit button.
4. Select Flexxible Assist in Preferred Technology.
5. Define the configuration according to the organization's needs.
6. Click on Save.

Reporting group-level configuration

También es posible establecer una configuración específica para un grupo de reporte.

Reporting groups inherit the remote assistance configuration defined at the organizational level. Cuando se establece una configuración específica para un grupo de reporte, esta prevalece sobre la configuración heredada.

To enable and configure Flexxible Assist in a reporting group:

1. Access Portal -> Settings -> Reporting Group.
2. Locate the reporting group and in the Action column click on Remote Assistance.
3. Select Flexxible Assist in Preferred Technology.
4. Define the configuration according to the needs of the reporting group.
5. Click on Save.

Feature configuration

La configuración determina la tecnología de asistencia remota que se utilizará —Flexxible Assist o Flexxible Remote Assistance (FRA)— y las funcionalidades que estarán disponibles durante las sesiones.

General

Esta sección contiene los parámetros generales relacionados con la asistencia remota.

• Preferred technology. Defines the technology used for remote assistance connections. You can select Flexxible Remote Assistance (FRA) or Flexxible Assist.
• Remote Assistance. Defines the types of assistance that will be available to operators. The options are None, Dynamic, Interactive, and Interactive and Unattended.
• Acciones como rol de sistema. En asistencias del tipo Flexxible Remote Assistance (FRA), define qué rol de usuario puede iniciar determinadas aplicaciones —CMD, PowerShell, Administrador de tareas, Regedit, entre otras— como usuario del sistema en la sesión asistida. Due to the privileges associated with these actions, it is recommended to restrict this capability to roles that truly need it.
• Technician display name. Defines how the technician is identified during Flexxible Assist-type assistance. The variables [UserName], [Name], [LastName], [FullName], [NameWithInitial], [Initials], and [Department] can be used. If no value is specified, the technician's name, last name, and email will be shown as it appears in Portal.
• Silent Unattended Assistance. When this feature is enabled, unattended remote assistance can be provided without displaying an in-progress assistance message on the screen. Useful on devices like kiosks or computers with sessions visible to the public.

Flexxible Remote Assistance (FRA)

This section allows defining the security model used. The available options are Default and Simplified Security. To know the differences between both options, consult Security in Flexxible Remote Assistance.

Flexxible Assist

This section contains specific options for Flexxible Assist.

1. Assistance Capabilities

• Entry Lock. Temporarily locks the assisted device's physical keyboard and mouse while the session is active.
• Chat. Enables text message exchange between the operator and the user during the session. No admite el envío de imágenes.
• Chat transcription. Logs the chat transcript when the session ends. It can be checked from Events in the registered operation Operations.
• Video Quality. Sets the preferred video quality for sessions. If a preference has been set in the operator's browser, it takes precedence. Available options: Low bandwidth, Standard, Crisp, or Ultra.

2. Medium

Esta sección permite controlar el uso de cámaras y micrófonos durante las sesiones.

• Operator's Webcam. Enables the operator's camera feed to the assisted device.
• Operator's Microphone. Enables the operator's audio feed to the assisted device.
• Device's Webcam. Enables the assisted device's camera feed to the operator.
• Device's Microphone. Enables the audio captured by the assisted device to the operator.

3. Clipboard

This section controls content exchange between the operator's clipboard and the assisted device's clipboard.

• Clipboard to device. Enables transferring content from the operator's clipboard to the assisted device.
• Clipboard from device. Enables transferring content from the assisted device's clipboard to the operator.

4. File Transfer

Esta sección define las operaciones disponibles para la transferencia y gestión de archivos.

• Subir archivos. Habilita la transferencia de archivos desde el equipo del operador al dispositivo asistido.
• Descargar archivos. Habilita la transferencia de archivos desde el dispositivo asistido al equipo del operador.
• Sesiones solo de archivos. Habilita las sesiones destinadas exclusivamente a la gestión de archivos, sin necesidad de establecer una sesión de asistencia remota convencional.
• Gestión de archivos en silencio. Habilita las operaciones sobre archivos durante las sesiones silenciosas.
• Gestionar archivos. Habilita la creación de carpetas, el cambio de nombre y la eliminación de archivos y carpetas. Las eliminaciones realizadas mediante esta funcionalidad son permanentes.
• Prefijos de rutas permitidas. Restringe la gestión de archivos a las rutas indicadas. Se pueden definir hasta 64 prefijos de ruta. Si no se especifica ninguno, se permite el acceso a todo el sistema de archivos.
• Bytes máximos de subida. Establece el tamaño máximo de cada archivo que puede transferirse al dispositivo asistido. Si el campo se deja vacío, el límite predeterminado es de 10 GiB. El valor 0 establece un tamaño ilimitado.
• Bytes máximos de descarga. Establece el tamaño máximo de cada archivo que puede transferirse desde el dispositivo asistido. Si el campo se deja vacío, el límite predeterminado es de 10 GiB. El valor 0 establece un tamaño ilimitado.

5. Admin Toolkit

Admin Toolkit es la funcionalidad de Flexxible Assist destinada a ejecutar herramientas y comandos en el dispositivo asistido.

• Herramientas preestablecidas. Habilita el acceso a las herramientas de administración disponibles en Admin Toolkit.
• Ejecutar comandos arbitrarios. Habilita la ejecución de comandos personalizados en el dispositivo asistido.

6. Teammate

Teammate es el asistente basado en inteligencia artificial integrado en Flexxible Assist. Puede participar en una sesión con distintos niveles de autonomía para observar la actividad, orientar al operador o realizar acciones.

Su comportamiento se controla mediante los siguientes parámetros:

• Modo máximo de Teammate. Establece el nivel máximo de actuación autorizado para el asistente. Las opciones disponibles son Observar, Guiar y Actuar.
• Comando de ejecución de Teammate. Autoriza a Teammate a ejecutar comandos en el dispositivo asistido.
• Inicio automático de Teammate. Determina si el asistente debe iniciarse automáticamente al establecer la conexión y el modo que utilizará. Las opciones disponibles son No iniciar automáticamente, Observar o Guiar. El modo seleccionado no puede superar el nivel establecido en Modo máximo de Teammate. Cuando no se configura el inicio automático, el operador puede iniciar el asistente manualmente durante la sesión.
• El técnico puede desactivar Teammate. Determina si el operador puede detener el asistente cuando este se ha iniciado automáticamente. Si la opción está deshabilitada, el operador no podrá detenerlo durante la sesión. Esta configuración solo tiene efecto cuando se ha establecido un modo de inicio automático.

7. Marca del técnico

Esta sección permite personalizar los textos que se muestran al usuario del dispositivo asistido durante diferentes momentos de la sesión.

En todos los campos se puede utilizar la variable [TechnicianName]. Durante la sesión, esta variable se sustituirá automáticamente por el nombre configurado para el técnico. Si no está definida, aparecerá el nombre, los apellidos y el correo electrónico del técnico tal y como aparece en Portal.

Se pueden personalizar los siguientes textos:

• Título de consentimiento. Título mostrado al solicitar autorización al usuario para iniciar la asistencia.
• Mensaje de consentimiento. Texto que acompaña a la solicitud de autorización.
• Título del panel. Título mostrado en el panel de asistencia.
• Mensaje de operador conectado. Mensaje mostrado cuando el operador establece la conexión.
• Mensaje de entrada bloqueada. Mensaje mostrado cuando se bloquean el teclado y el ratón del dispositivo.
• Aviso legal del chat. Texto legal mostrado en la funcionalidad de chat.

8. Logo e icono

Esta sección está disponible únicamente en la configuración a nivel de organización. Permite personalizar los elementos gráficos utilizados en la interfaz de asistencia remota.

Se pueden configurar imágenes diferentes para los modos claro y oscuro:

• Logo (claro). Logo utilizado con el tema claro.
• Logo (oscuro). Logo utilizado con el tema oscuro.
• Icono (claro). Icono utilizado con el tema claro.
• Icono (oscuro). Icono utilizado con el tema oscuro.

Types of remote assistance

Interactive (attended)

La asistencia Interactiva permite al operador conectarse a un dispositivo y tomar el control de la sesión activa del usuario.

Este tipo de conexión está orientado a situaciones en las que el usuario está presente y requiere soporte en tiempo real.

Interactive and Unattended

La asistencia Interactiva y desatendida permite utilizar tanto conexiones interactivas como desatendidas.

Este tipo de asistencia está orientado especialmente a dispositivos en los que no es necesaria la presencia de un usuario, como servidores o quioscos.

Dynamic

La asistencia Dinámica selecciona el tipo de conexión en función del estado del dispositivo:

Si existe una sesión de usuario activa, se inicia una asistencia interactiva.

Si no existen sesiones activas, se inicia una asistencia desatendida.

De esta forma, el operador puede acceder al dispositivo independientemente de que exista una sesión activa. En una conexión desatendida también puede iniciar sesión con otras cuentas sin acceder a los datos de la sesión del usuario.

Execute a remote assistance

Flexxible Assist can be initiated from Workspaces or Sessions, allowing assistance to be set up in the context of a specific device or session.

To start a remote assistance:

1. Access the Workspaces or Sessions view.
2. Select a device or session to enter its detail view.
3. Click on Remote Assistance.
4. Select the type of remote assistance you wish to initiate.
5. The connection is authorized, and a new browser tab opens with the Flexxible Assist session.
6. Start the remote assistance from the new tab.

Operator screen

Al iniciar una asistencia remota, se abre una nueva pestaña en el navegador del operador con la sesión previamente autorizada. Una vez establecida la conexión, la pantalla del dispositivo asistido se muestra en el navegador.

La interfaz proporciona acceso a la información de la sesión, las funcionalidades habilitadas y las opciones de configuración y control de la conexión.

Identification

En la parte superior derecha se muestra un panel con los siguientes elementos:

• The corporate image set in Logo and Icon.
• El nombre del operador definido mediante Nombre de visualización del técnico en General.
• Un botón para abrir el chat con el usuario del dispositivo asistido.
• Un botón para finalizar la sesión de asistencia remota.

Features Menu

Las funcionalidades disponibles durante la sesión se muestran mediante iconos en la parte izquierda de la barra inferior. Su disponibilidad depende de las opciones habilitadas en Configuración de funcionalidades.

Icono	Función
Lupa	Aumenta o disminuye el nivel de zoom de la pantalla.
Escalado	Ajusta la vista de la pantalla del dispositivo asistido al tamaño disponible en el navegador.
Minimapa	Muestra una vista reducida de la pantalla que puede desplazarse a cualquier esquina.
Previsualización	Permite al operador indicar al usuario dónde debe hacer clic mediante un cursor identificado con el nombre del operador, sin realizar la acción directamente sobre el dispositivo.
Bloquear entrada remota	Bloquea temporalmente el teclado y el ratón del usuario. El operador continúa viendo la posición del cursor del usuario y mantiene el control sobre el dispositivo.
Teclado	Envía combinaciones de teclas al dispositivo asistido, por ejemplo, Ctrl + Alt + Sup .
Transferencia de archivos	Abre las herramientas para subir, descargar y gestionar archivos de acuerdo con las rutas y permisos configurados.
Admin Toolkit	Abre las herramientas para ejecutar comandos y acciones administrativas en el dispositivo asistido.
Chat	Abre una ventana de chat para comunicarse con el usuario.
Cámara web	Gestiona la comunicación mediante las cámaras web del operador y del dispositivo asistido.
Iniciar micrófono	Gestiona la comunicación de audio entre el operador y el dispositivo asistido.
Teammate	Opens the smart assistant Teammate.

Status Menu

En la parte derecha de la barra inferior se muestra información sobre el estado de la conexión y las opciones de la sesión:

• End-to-end encryption symbol
• Inactive (static) ms RTT
• Tiempo transcurrido desde el inicio de la conexión
• Nombre del dispositivo asistido
• Ajustes
• Terminar la sesión

Settings

El icono de engranaje situado en la parte derecha de la barra inferior abre las opciones de configuración de la sesión.

• Video. Controla la calidad del video.
• Apariencia. Permite seleccionar el tema del sistema, claro u oscuro, y configurar el idioma de la interfaz.
• Dispositivos. Contiene las opciones relacionadas con la cámara web y el micrófono.
• Diagnósticos. Muestra información técnica sobre la calidad y el estado de la conexión.
• Sobre Flexxible Assist Muestra información de identificación de la sesión, como el nombre del dispositivo asistido y el ID de la sesión.

End Session

Esta opción finaliza la conexión de asistencia remota.

Una vez terminada, el operador puede valorar la calidad de la conexión.

Ejecución de Teammate

Teammate es el asistente basado en inteligencia artificial integrado en Flexxible Assist. Durante una asistencia remota puede observar lo que ocurre en la sesión, proporcionar indicaciones al operador o realizar acciones, en función del nivel de autonomía utilizado.

Dispone de tres modos: Observar, Guiar y Actuar.

Observe

En el modo Observar, Teammate analiza la actividad desarrollada durante la asistencia sin intervenir en las acciones del operador.

Al finalizar la sesión, genera un resumen de la asistencia en el que recoge el problema tratado, las acciones realizadas para resolverlo y el resultado de la intervención.

El registro permite consultar posteriormente qué ocurrió durante la asistencia sin necesidad de haber participado en ella.

Guiar

En el modo Guiar, el operador describe a Teammate la incidencia que desea resolver. A partir de esta información, el asistente genera un plan de trabajo y proporciona instrucciones para avanzar en la resolución.

Teammate puede analizar la misma pantalla que visualiza el operador e indicarle dónde debe realizar las acciones necesarias. En este modo, el asistente guía el proceso, pero es el operador quien ejecuta las acciones sobre el dispositivo.

Act

En el modo Actuar, Teammate puede ejecutar directamente acciones sobre el dispositivo para resolver la incidencia descrita por el operador.

El operador indica el problema que debe resolverse y Teammate puede actuar de forma autónoma dentro de las capacidades habilitadas para la sesión.

Logs de Flexxible Assist

Al finalizar una sesión de asistencia remota, Flexxible Assist registra en Operaciones las acciones y eventos generados durante la conexión.

Este registro permite consultar posteriormente la actividad desarrollada durante la asistencia y disponer de un historial de las acciones realizadas.